Як діяти, якщо ви отримали лист від державної податкової служби

Автор: Саміла Лена

Отримання листа від податкової служби завжди викликає стрес і панічні думки. Проте важливо розуміти, що такі запити є звичайною практикою, і головне — знати, як правильно на них реагувати. У жодному випадку не можна ігнорувати офіційні листи від ДПС, адже це може призвести до серйозних фінансових наслідків.

Чи має право податкова надсилати запити?

Згідно зі статтею 73.3 Податкового кодексу України, податкова служба має повне право звертатися до платників податків із письмовими запитами з метою отримання інформації. Це законне право контролюючого органу, яким він може користуватися для виконання своїх функцій.

Водночас стаття 120.2 Податкового кодексу встановлює штрафні санкції за ненадання або надання неповної інформації на запит податкової. Розмір штрафу становить від однієї до п’яти мінімальних заробітних плат, що в грошовому еквіваленті означає від 8 до 40 тисяч гривень. Ці норми створюють ситуацію, коли платники податків зобов’язані реагувати на офіційні запити ДПС.

Важливо пам’ятати про строки давності. Базовий строк становить три роки, проте через воєнний стан та карантин його було зупинено. Тому формально податкова може надсилати запити та ставити запитання щодо ситуацій, починаючи з 2018 року.

Як розпізнати офіційний запит від податкової?

Не кожен лист від податкової є офіційним запитом, який потребує обов’язкової відповіді. Офіційний письмовий запит має відповідати певним вимогам закону та містити обов’язкові реквізити.

Офіційний запит від ДПС повинен містити такі елементи:

• Офіційні реквізити податкової — назва органу, адреса, контактні дані
• Обов’язковий підпис та печатка на письмовому запиті
• Чітко наведена підстава для надсилання такого листа
• Конкретний перелік документів, що пропонується надати
• Строк надання відповіді та інші процедурні моменти

Такий лист надсилається за адресою прописки або реєстрації, або може надсилатися в електронному кабінеті за умови, що платник податків підписав заяву на листування з податковою в електронному порядку.

Часто можна зустріти просто електронні листи від податкової, де текстом щось просять. Це не офіційні запити, і їх можна сміливо ігнорувати. Зазвичай це загальна розсилка інформаційного характеру.

Чому податкова надсилає запити?

Розуміння мотивів податкової допоможе вам краще підготуватися до відповіді. Хоча формально існує п’ять підстав для надсилання запитів згідно зі статтею 73.3 Податкового кодексу, практично податкова може знайти підставу для будь-якого запиту, посилаючись на “інші випадки, передбачені законом”.

У реальному житті запити надсилаються з двох основних причин:

• Підозри щодо порушень — про вас десь підозрюють, що є певні порушення, але ще не можуть довести і сподіваються, що ви надасте документи, на яких вас “підловлять”
• Наявність доказів — у них уже є конкретні докази, і вони хочуть ініціювати податкову перевірку та оштрафувати вас, а письмовий запит є першим кроком цієї процедури

Важливо розуміти, що податковий інспектор не психолог. Він шукає цифри та документи і не аналізує вашу ситуацію на основі емоційних чи життєвих причин. Податкова або зможе застосувати штраф на основі вашої відповіді, або не зможе.

Три стратегії відповіді на запит ДПС

Отримавши офіційний лист від податкової, потрібно обрати одну з трьох можливих стратегій дій. Кожна з них має свої особливості та наслідки.

Стратегія №1: Надання всіх запитуваних документів

Ця стратегія підходить лише в рідкісних випадках, коли співпадають три ключові умови:

• Запит офіційно оформлений — всі реквізити, підписи та печатки на місці
• Документи “чисті” — ви провели аудит і впевнені, що в документах немає компрометуючої інформації
• Чітка законна діяльність — ви займаєтеся комісійною діяльністю, транспортним експедируванням, інвестуванням за кордон тощо, тобто діяльністю, чітко прописаною в законі з відповідним документальним оформленням

Якщо всі три умови виконуються, можна надати всі документи. Практика показує, що після цього податкова зазвичай знімає свої претензії.

Стратегія №2: Часткове надання документів (НЕ РЕКОМЕНДУЄТЬСЯ)

Ця стратегія є найгіршою з можливих. Думка про те, що “дам трішки документів і вони відчепляться”, абсолютно хибна. Як тільки ви покажете слабину, одразу почнуть тиснути далі, вимагаючи дедалі більше інформації.

Практика показує, що напівміри призводять до:

• Постійних дзвінків з податкової
• Вимог надати додаткові документи
• Довгого стресового процесу
• Декількох кіл додаткових запитань

Стратегія №3: Відповідь без надання документів

Згідно зі статтею 73.3 Податкового кодексу податкова має право подати запит на отримання документів. Проте жодна інша норма закону не зобов’язує вас надавати все, що просять, у межах інформаційного запиту.

Ваші зобов’язання обмежуються:

• Надати відповідь на запит у встановлені строки
• Описати ситуацію, як ви її бачите
• Пояснити обставини справи

Документи ви зобов’язані надавати лише під час документальної перевірки, а не на етапі інформаційного запиту.

Розвінчування міфу про перевірки

Часто можна почути тезу: “Якщо я так відповім, то вони точно прийдуть з перевіркою”. Це абсолютно помилкове твердження. Перевірку можуть призначити тільки якщо є реальні підстави вважати, що у вас є порушення, і що це порушення можна довести.

Виникає цікава ситуація:

• Якщо підстави для перевірки є, її призначать незалежно від якості вашої відповіді
• Якщо підстав немає, то надавши зайву інформацію, ви можете дати їм привід для перевірки
• Якщо ви не компрометуєте себе, підстав для перевірки не буде

Типові ситуації та рекомендації

Практика показує, що найчастіше зустрічаються певні типи запитів, для кожного з яких існують оптимальні стратегії відповіді.

Найпоширеніші запити від ДПС:

• ФОП перевищив ліміт — шукати причину, подати уточнюючу декларацію, зменшити ліміт обороту
• Декларація про інвестиційний дохід — надати відповіді та документи про дохід
• CRS-звітність — детально розписати інформацію про іноземну компанію та аргументи щодо заповнення
• Загальний запит до ФОПа — якщо грубих помилок немає, краще не надавати документи
• Заниження доходу — взяти довідку про доходи, перевірити звіти контрагентів, виправити їхні помилки
• Доходи на картку без ФОПа — складна ситуація, потрібне комплексне рішення
• Мала зарплата найманих працівників — обґрунтувати розмір оплати праці
• Продажі через Nova Pay без чеків — пояснити специфіку діяльності

 

Практичні поради

Отримавши лист від податкової, дотримуйтесь такого алгоритму дій:

1. Не панікуйте — це звичайна процедура контролю
2. Перевірте офіційні реквізити — підписи, печатки, підстави
3. Проаналізуйте зміст — зрозумійте, у чому можуть підозрювати
4. Оберіть стратегію відповіді з трьох можливих варіантів
5. Підготуйте грамотну відповідь у встановлені строки

Рекомендується також підписатися на отримання листів від податкової через електронний кабінет у розділі “Звітність”. Це допоможе не пропускати важливі документи.

Важливе застереження щодо листування

Пам’ятайте, що вся інформація, яку ви надаєте у відповідях на запити податкової, може бути використана як доказ у судових справах. Ваші листи та документи стають частиною справи і можуть бути досліджені судом при розгляді податкових спорів.

Тому кожне слово у вашій відповіді має бути ретельно продумане. Не надавайте інформацію, яка може зашкодити вашій позиції в майбутньому. Якщо сумніваєтесь у формулюваннях або правових наслідках, краще звернутися за консультацією до кваліфікованого спеціаліста перед надсиланням відповіді.

Головне правило у відносинах з податковою — правий не той, хто дійсно правий, а той, хто має докази своєї правоти. Тому підходьте до відповідей на запити ДПС виважено, керуючись фактами та нормами закону, а не емоціями.

Пам’ятайте: ваше завдання на етапі інформаційного запиту — надати грамотну відповідь, а не розкривати всі свої карти. Використовуйте своє право не надавати документи без законних підстав, але завжди відповідайте на запити у встановлені строки, щоб уникнути штрафних санкцій.